Le guide complet d'utilisation de LogiDrink

Se connecter pour la première fois

1. Ouvrez logidrink.com/portal/ dans votre navigateur.
2. Saisissez l'adresse e-mail et le mot de passe fournis lors de votre mise en service.
3. Cochez si vous le souhaitez Rester connecté (max. 10 jours) pour éviter de vous reconnecter à chaque fermeture du navigateur.
4. Activez la double authentification (2FA), qui est obligatoire : choisissez Google Authenticator ou Microsoft Authenticator, scannez le QR code (le compte doit s'afficher comme LogiDrink), puis saisissez le code à 6 chiffres.
5. Aux connexions suivantes, après le mot de passe, saisissez uniquement le code de votre application d'authentification.
6. Vous accédez au Tableau de bord de votre société, dans votre espace dédié.
7. Le menu de gauche donne accès à tous les modules et le fil d'Ariane, en haut de page, indique votre position.
8. La cloche Notifications, en haut à droite, vous signale en direct les réponses du support et les alertes.
9. Le menu Assistance (section Support) permet de contacter l'équipe LogiDrink et de suivre vos tickets.

Bouton retour sur toutes les pages

1. Le chevron situé à gauche du fil d'Ariane ramène à l'étape précédente : d'abord le formulaire ouvert, puis la page précédente.
2. Si une étape importante n'est pas enregistrée, trois choix vous sont proposés : Enregistrer, Quitter sans enregistrer ou Annuler.
3. Si vous quittez sans enregistrer par erreur, un message vous propose de Restaurer le brouillon, conservé environ 30 minutes.

Téléphone perdu ou 2FA bloquée

Contactez le support LogiDrink. Un administrateur peut désactiver temporairement la 2FA de votre compte : vous pourrez alors vous reconnecter et réactiver Google ou Microsoft Authenticator sur un nouvel appareil.

Ouvrir l'assistant

1. Cliquez sur l'icône étincelle en haut à droite du portail, ou appuyez sur Alt+A (raccourci modifiable dans les paramètres).
2. La fenêtre s'ouvre sans quitter la page en cours : vous pouvez continuer à travailler dans le portail pendant que l'assistant travaille.
3. Boutons de la fenêtre, de gauche à droite : Historique, Nouvelle conversation, Agrandir, Détacher (fenêtre flottante que vous déplacez et redimensionnez par les bords), Réglages, Réduire (pastille en bas à droite) et Fermer.
4. Sur téléphone, l'assistant s'ouvre en plein écran et se réduit en bouton flottant.

Poser une question

1. Écrivez votre question puis appuyez sur Entrée (Maj+Entrée pour aller à la ligne). Exemple : « Quelles factures sont impayées depuis plus de 30 jours ? »
2. Pendant qu'il réfléchit, l'assistant affiche ce qu'il fait (Lecture de vos données, Calcul en cours, Recherche dans le portail…).
3. Les chiffres viennent de vos vraies données. Chaque facture, client ou article cité est un lien : un clic ouvre sa fiche, Ctrl+clic l'ouvre dans un nouvel onglet. Au survol, un aperçu affiche les informations clés.
4. Il répond aussi aux questions sur l'utilisation de LogiDrink et sur la réglementation (TVA, Peppol, accises), en citant ses sources quand il cherche sur Internet.

Lui faire faire une action

1. Demandez ce que vous voulez obtenir, même en plusieurs étapes. Exemple : « Crée un bon de commande de 3 unités de chacun de ces produits pour le Bar du Parc Gent. » ou « Fais une facture pour cette commande et envoie-la par Peppol le 15 à 9 h. »
2. L'assistant affiche une carte de plan d'actions : la liste des étapes, avec un aperçu des données (vue avant / après pour les modifications).
3. Cliquez sur Confirmer et exécuter. Chaque étape passe de « en cours » à cochée, avec un lien Ouvrir vers le document créé.
4. Modifier vous permet de corriger le plan en une phrase, Annuler l'abandonne sans rien changer.
5. Cochez Étape par étape pour valider chaque étape séparément (Exécuter, Passer ou Arrêter).
6. Les suppressions sont signalées en rouge et demandent un second clic. Les envois externes (e-mail, Peppol) sont signalés en bleu avec le destinataire, le canal et la date.
7. Après l'exécution, le bouton Annuler ces actions reste disponible quelques secondes quand l'opération le permet. En cas d'échec partiel, Relancer les échecs ne rejoue que les étapes qui n'ont pas abouti.

Joindre des fichiers

1. Cliquez sur le trombone, glissez-déposez vos fichiers dans la fenêtre ou collez une capture (Ctrl+V).
2. Formats acceptés : images et photos, PDF, vidéos, fichiers texte et CSV, ainsi que Excel et Word (convertis automatiquement). Jusqu'à 200 Mo par fichier.
3. Exemples : une carte de visite pour créer un client, un bon de livraison fournisseur, une capture d'écran d'erreur, un fichier Excel de clients à importer.

Historique des conversations

1. Le bouton Historique liste toutes vos conversations, classées par date, avec leur titre généré automatiquement.
2. Recherchez, rouvrez ou supprimez une conversation. Chaque message affiche sa date et son heure d'envoi.
3. Les plans exécutés restent visibles dans la conversation avec leur résultat.

Régler l'assistant

Menu Paramètres → Assistant IA (ou bouton Réglages de la fenêtre). Chaque réglage est enregistré et appliqué immédiatement.

1. Confirmations : toutes les écritures (par défaut), seulement les actions sensibles, ou seulement les suppressions et envois. Les suppressions et envois externes demandent toujours une confirmation. Seuil de masse, mode étape par étape par défaut et durée d'annulation.
2. Fenêtre : flottante, ancrée à droite ou plein écran, comportement au changement de page, raccourci clavier et notifications (visuelles, sonores ou désactivées).
3. Comportement : réponses concises, standard ou détaillées, langue de réponse (FR, NL, EN, DE), canal d'envoi par défaut (Peppol sinon e-mail, ou e-mail) et durée de conservation de l'historique.
4. Administration (propriétaire de la société) : activer ou désactiver l'assistant par utilisateur, choisir les familles d'actions autorisées par rôle (ventes, achats, stock, comptabilité, paramètres) et consulter ou exporter en CSV le journal d'audit de toutes les actions.

Analyser et exporter

1. Menu Statistiques.
2. Choisissez la période (jour, mois, année, plage personnalisée).
3. Consultez les KPI et les graphiques, puis filtrez si besoin.
4. Utilisez Exporter pour télécharger les données (CSV ou autres formats proposés).

Encaisser une vente

1. Menu Caisse & bar.
2. Ajoutez les articles (scan ou recherche).
3. Validez le paiement (espèces, carte, etc., selon votre configuration).
4. Imprimez le ticket si l'option est activée dans Paramètres.

Ajouter ou enrichir un client

1. Menu Clients → bouton Nouveau client (ou crayon pour modifier).
2. Renseignez le nom, le numéro de TVA, l'adresse et l'e-mail.
3. Dans Facturation avancée, renseignez la langue (FR, NL ou EN), les conditions de paiement, le plafond de crédit, le mode de paiement préféré, un second contact, des adresses distinctes et, si nécessaire, l'obligation d'un numéro de bon de commande.
4. Définissez, si besoin, des tarifs spécifiques par produit.
5. Enregistrez : le client est immédiatement disponible dans les commandes et les factures.

Créer un produit

1. Menu de gauche Catalogue → Produits → bouton Nouveau produit (en haut à droite).
2. Renseignez le SKU, le nom et la catégorie (liste disponible si vous avez créé des catégories).
3. Choisissez le taux de TVA dans la liste proposée (barème du pays de votre compte).
4. Saisissez le prix HT et, si besoin, l'accise, la consigne et le volume.
5. Facultatif : en bas de la fiche, Tarif programmé (nouveau prix et date d'entrée en vigueur).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Créer une catégorie

1. Menu Catalogue → Catégories.
2. Cliquez sur + Catégorie.
3. Saisissez le nom (par exemple Soft sucré) et, si vous le souhaitez, un code.
4. Cliquez sur Enregistrer, puis rattachez la catégorie à vos produits.

Créer une grille CHR / caviste / GMS

1. Menu Catalogue → Grilles tarifaires → + Grille.
2. Nommez la grille et choisissez le type de client (CHR, caviste, GMS, etc.).
3. Ajoutez des lignes : produit et prix HT spécifique.
4. Cliquez sur Enregistrer. Sur la fiche client, renseignez le même type ou segment pour appliquer la grille à la facturation.

Programmer un prix

1. Menu Catalogue → Tarifs programmés → + Tarif futur.
2. Choisissez le produit, le nouveau prix HT, la date À partir du (et, si besoin, la date Jusqu'au).
3. Cliquez sur Enregistrer. À la date prévue, le prix appliqué suit ce barème, sous réserve des grilles et des tarifs client éventuellement définis.

Créer et confirmer une commande

1. Menu Commandes → Nouvelle commande.
2. Choisissez le client (ses tarifs s'appliquent automatiquement).
3. Ajoutez les produits et quantités.
4. Confirmez la commande, puis générez la facture en un clic.

Émettre une facture Peppol

1. Partez d'une commande confirmée ou d'un devis accepté, ou passez par Factures → Nouvelle facture.
2. Vérifiez les lignes, la TVA, les conditions de paiement et la langue du document.
3. Facultatif : saisissez un échéancier d'acomptes (par exemple 30;40;30) ou une remise sur le document.
4. Validez : la facture reçoit un numéro et peut être envoyée par e-mail ou via Peppol.

Enregistrer un paiement (total ou partiel)

1. Menu Encaissements.
2. Sur la facture concernée, cliquez sur Encaisser.
3. Indiquez la date, le mode de paiement et le montant (par défaut, le reste dû ; vous pouvez saisir un montant inférieur).
4. Enregistrez : le reste dû diminue et, une fois la facture intégralement réglée, elle passe au statut Payée.

Envoyer un rappel de paiement

1. Menu Rappels : la liste des factures échues et impayées s'affiche automatiquement.
2. Pour chaque facture, le niveau de rappel et le nombre de jours de retard sont indiqués.
3. Cliquez sur l'icône enveloppe pour envoyer le rappel par e-mail (le PDF est joint automatiquement).
4. Le compteur de rappel s'incrémente : 1er rappel, puis 2e, puis 3e avec mentions légales.

Créer un abonnement et générer les factures

1. Menu Facturation périodique → Nouvel abonnement.
2. Indiquez un libellé, le client, la fréquence et la première échéance, puis ajoutez les lignes de produits.
3. À chaque échéance, un bandeau indique les factures à générer ; cliquez sur Générer.
4. Une facture définitive est créée et la prochaine échéance est reportée automatiquement, ce qui évite les doublons.

Créer un avoir

1. Depuis une facture, cliquez sur l'icône avoir pour reprendre ses lignes, ou passez par le menu Notes de crédit → Nouvelle note de crédit.
2. Vérifiez les lignes et le montant.
3. Enregistrez : l'avoir obtient un numéro (NC-).
4. Envoyez-le via Peppol avec l'icône d'envoi, comme une facture.

Créer, accepter et convertir un devis

1. Menu Devis → Nouveau devis.
2. Choisissez le client, les conditions, la langue et la date de validité.
3. Enregistrez : le devis reçoit un numéro DEV-. Envoyez le PDF par e-mail (modèle Devis dans Paramètres → Emails).
4. Marquez Accepté ou Refusé depuis la liste (icônes de validation et de refus).
5. Cliquez sur Convertir : une facture est créée et le devis passe au statut accepté.

Générer un bon de livraison

1. Depuis une facture ou une commande, cliquez sur l'icône camion.
2. Le bon de livraison reprend les articles et quantités, sans les prix.
3. Générez le PDF à joindre au colis (avec zone de signature).

Configurer la facturation (Paramètres → Documents)

1. Ouvrez Paramètres → Documents.
2. Conditions de paiement : créez vos conditions (net à 15, 30 ou 60 jours, fin de mois, etc.) et choisissez la condition par défaut.
3. PDF : modèle classique, compact ou bilingue, aux couleurs de votre société.
4. Langue par défaut (FR, NL ou EN), modifiable par client ou par document.
5. Mentions légales : capital, numéro BCE ou SIRET, pénalités, indemnité forfaitaire et escompte, reprises sur le PDF.
6. Compteurs séparés : activez cette option pour numéroter indépendamment les factures (FAC), les devis (DEV) et les notes de crédit (NC).
7. Dans Emails : personnalisez aussi les modèles Devis et Bon de livraison.

Activer et utiliser

1. Paramètres → Alertes : cochez Consignes auto (et Accises auto si vous êtes assujetti).
2. Sur chaque produit, renseignez le montant Consigne.
3. Lorsqu'une facture ou un BL est émis (statut envoyé, payé ou BL), le solde du client (sorties) augmente ; un avoir augmente les retours.
4. Menu Stock : bloc Stock par dépôt et choix du dépôt par défaut.
5. Utilisez Transferts dépôts et Réceptions (avec dépôt) pour alimenter le stock par entrepôt.

Préparer une commande

1. Confirmez une commande client.
2. Menu Préparation commandes → Préparer.
3. Scannez les SKU : les quantités préparées se mettent à jour et les lots FEFO s'affichent.
4. Valider sortie stock : les mouvements sont créés et la commande passe au statut livrée.
5. Dans les réceptions, les champs Lot et DLC alimentent la règle FEFO.

Modes d'emploi

1. Banque : définissez les règles de tolérance dans Paramètres → Alertes ou via le bouton Configurer de la page Banque. LogiDrink propose des suggestions de lettrage et gère les encaissements partiels.
2. Fidélité : chaque palier B2B associe un chiffre d'affaires à un pourcentage de remise. Un bouton applique les remises clients sur la base de 12 mois de chiffre d'affaires.
3. Location matériel : facturez une location (lignes de location et caution à 0 % de TVA).
4. Contrats : la remise du contrat actif s'applique aux lignes des devis et des factures.
5. Accises : les mouvements de « mise à la consommation » sont créés depuis les factures lorsque le produit possède une catégorie d'accise.
6. Statistiques et tableau de bord : marge estimée, valeur des consignes chez les clients, alertes DLC et consignes.

Organiser une tournée (bureau)

1. Menu Livraisons (planning).
2. Sélectionnez la date : les commandes à livrer et à préparer s'affichent.
3. Cliquez sur Créer tournée du jour (ou laissez l'ajout automatique se faire à la confirmation de commande).
4. Ouvrez le portail livreur pour le terrain (téléphone ou tablette).

Livrer un arrêt sur le terrain

1. Connectez-vous au portail → choisissez Portail livreur.
2. Onglet Aujourd'hui ou Tournées : ouvrez la tournée du jour.
3. Pour chaque client : 1 · Départ → 2 · Arrivé → 3 · Livré + signature.
4. Saisissez le nom du réceptionnaire, faites signer le client, ajoutez éventuellement une photo, puis validez.
5. LogiDrink enregistre la signature horodatée, génère le BL PDF signé, envoie l'e-mail au client (si son adresse est renseignée), met à jour la commande et peut créer la facture.

Carte & itinéraire

1. Onglet Carte : position GPS du chauffeur et arrêts numérotés.
2. Calculer l'itinéraire trace le parcours, comme dans Maps ou Waze.
3. Ouvrez Maps ou Waze pour le guidage pas à pas.

Voir le stock et créer un mouvement

1. Menu Catalogue → Stock.
2. Consultez le tableau Niveaux de stock (rupture / stock bas).
3. Bouton Mouvement de stock → produit, motif (achat, vente, ajustement ou retour) et quantité (positive ou négative).
4. Enregistrez : le niveau se met à jour et, si le mode Live est actif, l'écran s'actualise automatiquement.
5. Raccourcis en haut de page : Multi-dépôts et Réceptions.

Transférer entre deux dépôts

1. Créez d'abord vos dépôts : Production → Dépôts → + Dépôt.
2. Menu Production → Transferts dépôts (ou bouton depuis Dépôts / Stock).
3. Consultez la matrice Stock par dépôt.
4. + Transfert : date, produit, dépôt source, dépôt destination, quantité → Transférer.
5. Deux mouvements de stock sont créés (sortie et entrée) et les niveaux par dépôt sont mis à jour.

Suivre un lot

1. Menu Lots & DLC.
2. Consultez les lots en stock, les dates et les alertes d'expiration.
3. À la réception ou à la vente, sélectionnez le lot concerné lorsque le module le demande.

Préparer une commande

1. Menu Préparation commandes.
2. Ouvrez la commande à préparer.
3. Scannez ou cochez les lignes au fur et à mesure.
4. Validez la préparation pour passer à l'expédition et au BL.

Planifier une production

1. Menu Planning production.
2. Créez un créneau (produit ou recette, date, volume cible).
3. Suivez l'avancement jusqu'au brassin et au conditionnement.

1. Menu Brassins → nouveau brassin.
2. Choisissez la recette et la cuve.
3. Enregistrez les volumes et les étapes, puis clôturez le brassin en fin de processus.

Créer un dépôt

1. Menu Production → Dépôts → + Dépôt.
2. Saisissez le nom (par exemple Entrepôt principal), puis validez.
3. Cliquez sur Transferts & stock dépôts pour voir le stock par site et déplacer des quantités.

Ajouter un fournisseur

1. Menu Achats → Fournisseurs → Nouveau fournisseur.
2. Renseignez le nom, le numéro de TVA, l'adresse et le pays, puis cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer une réception avant la facture

1. Menu Achats → Réceptions marchandises → + Réception.
2. Indiquez comme date de réception le jour d'arrivée des marchandises.
3. Renseignez la référence ou le BL du fournisseur, la commande liée (facultatif) et le dépôt de destination.
4. Laissez le champ « Facture fournisseur » sur non liée si la facture n'est pas encore arrivée.
5. Ajoutez les lignes de produits et les quantités, puis cochez Entrée en stock si besoin.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Lier la facture quand elle arrive

1. Menu Achats → Factures reçues → nouvelle facture (la date de facture correspond à la date du document fournisseur).
2. Dans le formulaire, champ Réception marchandises liée, choisissez la réception créée précédemment.
3. Enregistrez : la réception et la facture sont rattachées, tout en conservant des dates distinctes.

Passer une commande fournisseur

1. Menu Cmd. fournisseurs → Nouvelle commande.
2. Choisissez le fournisseur et ajoutez les produits et les quantités.
3. Générez le bon de commande PDF à envoyer au fournisseur.
4. À la livraison, cliquez sur Réceptionner pour entrer le stock.

Saisir une facture fournisseur

1. Menu Achats → Factures → Nouvelle facture reçue.
2. Choisissez le fournisseur, indiquez le n° de sa facture et les dates.
3. Sélectionnez le taux de TVA et saisissez le montant HT : le montant TTC est calculé automatiquement.
4. Enregistrez, puis marquez la facture comme payée d'un clic une fois réglée.

Saisir un avoir fournisseur

1. Menu Achats → Notes de crédit → Nouvelle note de crédit reçue.
2. Choisissez le fournisseur, le n° de l'avoir, le taux de TVA et le montant.
3. Enregistrez : l'avoir apparaît dans la liste avec le total des avoirs reçus.

Enregistrer un mouvement d'accise

1. Menu Réglementation → Accises & DRM.
2. + Nouveau mouvement : produit ou catégorie, volumes et date.
3. Consultez le barème et générez la Déclaration du mois.

Configurer et déclarer

1. Menu Réglementation → Taxe boissons sucrées.
2. Configurer produits : liez chaque soft à une tranche (sans sucre, faible, moyen ou élevé).
3. + Mouvement : date, produit et volume en litres ; le montant (en €/hl) est calculé automatiquement.
4. Suivez le total annuel affiché en tête de page.

Choisir la Belgique ou la France

1. Menu Comptabilité (ou Paramètres → Comptabilité / Société → Pays fiscal).
2. En haut de page, utilisez le sélecteur Référentiel comptable du compte → Belgique ou France.
3. France : cliquez sur Init. PCG France, puis sur Export FEC pour votre expert-comptable.
4. Belgique : cliquez sur Init. PCMN si le plan n'est pas encore chargé.

Lire journaux, grand livre, balance, TVA, bilan

1. Onglets disponibles : Journaux, Grand livre, Balance, TVA Intervat ou TVA CA3, Résultat & Bilan (BNB ou PCG), Plan.
2. Générer écritures factures transfère les ventes en comptabilité.
3. Exportez en PDF, CSV ou XML selon vos besoins ; en France, privilégiez le FEC (18 champs).
4. Belgique : Prépa. Intervat génère un fichier XML d'aide, qui ne constitue pas un dépôt officiel.

1. Exercice & clôture : Paramètres → Comptabilité → dates d'exercice et champ « Clôturé jusqu'au ».
2. FEC France : 18 colonnes (dont CompAuxNum et CompAuxLib), montants avec virgule décimale et nom de fichier au format SIREN, suivi de FEC et de la date de clôture.
3. Intervat / CA3 : onglet TVA → export XML de préparation, à titre indicatif.
4. Règle d'or : un expert-comptable belge et un expert-comptable français valident la configuration avant toute attestation de conformité (outil Test Compta Demat pour la France).

1. Cliquez sur l'icône crayon dans la barre de favoris, ou Paramètres → Apparence → Éditer les favoris.
2. Cochez jusqu'à 12 éléments par utilisateur.
3. Activez les raccourcis clavier (Alt+i facture, Alt+e encaisser, Alt+s stock, Alt+c caisse, Alt+a comptabilité, etc.).

Consulter et gérer vos notifications

1. Cliquez sur la cloche en haut à droite du portail.
2. Le panneau liste vos notifications récentes avec l'heure (fuseau horaire Belgique).
3. Cliquez sur une notification liée à un ticket pour ouvrir directement la conversation.
4. Masquez une notification avec le bouton ×, ou Tout masquer pour effacer le panneau.
5. Une alerte sonore et une animation de la cloche vous préviennent lors d'un nouveau message support.

Signalement automatique en cas d'erreur

Si une erreur survient dans le portail (ex. Peppol non activé, problème technique), une fenêtre s'affiche et un ticket est créé automatiquement. Vous recevez immédiatement la référence et un bouton de suivi : il n'est pas nécessaire de recopier l'erreur.

Créer un ticket manuellement

1. Menu Suivre mon ticket → bouton Nouveau ticket.
2. Indiquez le sujet, la gravité et décrivez votre demande.
3. Joignez éventuellement un fichier (capture d'écran, PDF, etc.).
4. Enregistrez : le ticket apparaît dans votre liste avec son statut.

Échanger avec le support (chat en direct)

1. Ouvrez un ticket depuis la liste ou via une notification.
2. L'historique s'affiche sous forme de fil de discussion (vos messages à droite, le support à gauche).
3. Saisissez votre réponse et cliquez sur Envoyer (ou appuyez sur Entrée).
4. Les nouveaux messages du support apparaissent automatiquement sans fermer la fenêtre.
5. Téléchargez d'un clic les pièces jointes envoyées par le support.

Statuts d'un ticket

• Ouvert / En cours : votre demande est prise en charge.
• En attente de votre réponse : le support vous a répondu ; une action de votre part est attendue.
• Résolu / Clos : le ticket est terminé. Vous pouvez consulter l'historique en lecture seule.

Si un ticket est clos, seul le support peut le rouvrir en vous envoyant un nouveau message. Vous ne pouvez plus répondre tant qu'il reste clos.

Changer l'e-mail de connexion

1. Menu Paramètres → section Compte.
2. Saisissez le nouvel e-mail → Mettre à jour l'email.
3. Ouvrez l'e-mail reçu (expéditeur LogiDrink) et cliquez sur le lien de confirmation (logidrink.com).
4. Reconnectez-vous avec la nouvelle adresse (la 2FA reste active).

Nouveautés de configuration (août 2026)

1. Documents : catalogue de conditions de paiement, modèles PDF, langues, taux de TVA personnalisés et compteurs séparés.
2. Emails : modèles de devis et de bon de livraison modifiables, avec la variable {conditions}.
3. Banque (Ponto) : rapprochement et encaissements liés.
4. Envoi programmé des factures et des avoirs.

Votre question ne figure pas ici ?

Notre équipe répond sous 48 h ouvrées.